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Comment bien gérer les plannings des collaborateurs ?

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Une entreprise performante le doit avant tout à ses collaborateurs et à la bonne organisation des processus, notamment RH. C'est la raison pour laquelle la création du planning des collaborateurs est au cœur de l’entreprise. Il s’agit de gérer du capital humain en disposant des bons outils. Un planning exige de la méthode. C’est un élément capital pour la pérennité de l’entreprise. Le planning des collaborateurs prend du temps et, réalisé correctement, il permet d’optimiser la productivité des équipes. De nombreuses solutions existent pour faciliter cette organisation, notamment les logiciels SIRH qui rassemblent en une plateforme les congés, RTT, absences etc. 

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Pourquoi mettre en place un logiciel SIRH ?

Un logiciel SIRH en SaaS permet une bonne gestion des plannings collaborateurs. Le salarié y accède grâce à un accès unique, un SSO sécurisé. Par la suite il est à même de voir son emploi du  temps, ses demandes de congés...

Plus pratique encore il peut créer un planning spécifique en fonction des projets et inviter les collaborateurs qui y participent.

Les TPE et PME ont des attentes particulières en matière d’outil pour gérer les plannings des collaborateurs. De nombreuses solutions existent pour répondre aux besoins spécifiques selon l'industrie (vente, BTP...).  Equipez-vous de ce type d'outil pour optimiser la gestion de vos plannings et vous aider dans ce process d'organisation qui peut s'avérer difficile. 

 

Identifier les contraintes avant de créer un planning des collaborateurs

L'organisation des plannings passe d’abord par l’identification des contraintes. La priorité est d’identifier d’abord les besoins de l’entreprise : par exemple, combien faut-il de salariés pour que l’entreprise soit opérationnelle pendant le mois d'août ?  Il s’agit de définir également la contrainte de temps, c'est-à-dire les horaires et besoins par salarié. Cette étape implique de bien connaître son équipe et les contraintes de chacun. 

Enfin, le défi d’un planning équilibré et qui fonctionne dans le temps consiste aussi à trouver la bonne formule pour contenter à la fois les salariés, le manager ou responsable, mais surtout l’entreprise. Il faut également prendre en compte le travail effectué le dimanche ou jour férié pour lequel il est obligatoire de calculer les heures supplémentaires et de vérifier le cadre légal.

Une fois tous les critères et contraintes bien définis, la création du planning peut commencer.

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Le planning collaborateur

L’avantage d’un logiciel SIRH en SaaS est qu’il permet au service RH d’avoir une vision globale en ce qui concerne les acteurs de l’entreprise. Grâce à cela, il peut identifier les employés qui sont absents, disponibles, en RTT ou en congé.

De cette manière, il peut déterminer le nombre de collaborateurs dont l’entreprise a besoin. Bien souvent, les départs en vacances se font en fonction du rythme scolaire : l’été, Noël et autres périodes familiales. C’est donc un moment où l’entreprise est généralement en baisse de régime et de productivité. La vision étendue des plannings collaborateurs permet justement de valider ou non les départs en vacances en analysant les congés déjà posés, les absences et autres. Le service RH doit être très présent pour limiter les abus.

 

Planifier la réalisation d'un projet

Certains logiciels SIRH en SaaS ont une fonctionnalité intéressante permettant de réaliser un planning des collaborateurs par projet.

Un planning de projet exige une réunion d’équipe en amont pour discuter tous ensemble de la répartition des tâches, du temps nécessaire à sa réalisation afin que l’emploi du temps soit réaliste.

A quoi sert le planning ?

• Comprendre la différence entre les objectifs atteints et ceux encore non réalisés afin d’améliorer la performance

• Avoir une vision globale de l’état d’avancement du projet et en construire une communication claire

• Connaître les ressources indispensables pour chaque tâche afin de prévoir un éventuel budget ou amortir des coûts supplémentaires 

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Dématérialisation du planning des collaborateurs

Le planning est essentiel dans la vie de tout collaborateur car il lui permet de s’organiser dans sa journée, mais également sur le long terme. Avec un logiciel SIRH en SaaS, il peut désormais consulter son planning en un clic, si un collaborateur est en déplacement, absent ou en vacances. De cette manière plus de mauvaise surprise. Le salarié sait exactement quand planifier ses rendez-vous.

 

Le planning d'intégration

La période la plus importante dans la vie d'un collaborateur en entreprise est son intégration, c'est-à-dire les premières semaines et mois après son arrivée. C’est là qu’il rencontre les différents acteurs de l’entreprise, de l’accueil à la direction en passant par sa nouvelle équipe et son manager. Une étude réalisée par LinkedIn révèle que 4 % des collaborateurs quittent l’entreprise dès le premier jour et 22% dans les 45 premiers jours. Un chiffre alarmant lorsque l’on sait que l’enjeu principal des entreprises est la rétention des talents. Il est donc primordial que l’intégration soit parfaitement réussie.

L’enjeu pour les équipes RH est donc de réaliser pour le nouveau collaborateur un planning idéal :

• le processus d’intégration est collaboratif, chaque membre de la société doit y oeuvrer

• une découpe très précise des tâches de sorte que le collaborateur ne se sente pas perdu

• prévoir dans le planning du collaborateur un temps de présentation de l’entreprise ainsi que son histoire, les objectifs de celle-ci ainsi que du collaborateur. Le planning est un moyen de communication, c’est le premier élément que le salarié consulte en arrivant le matin 

• le planning doit également organiser les éventuelles journées de formation du nouvel arrivant

• Une présentation du nouvel arrivant à toute son équipe 

• l’explication de l'utilisation de l'outil RH, et notamment du planning afin qu'il s'en serve correctement 

• le planning doit également inclure un point de début de semaine et également en fin de semaine pour obtenir un feedback du nouveau collaborateur dans l’entreprise

Il est nécessaire de mettre en place un planning des collaborateurs très structuré dès une arrivée. Le planning doit servir de repère dans les tâches, horaires mais également être un outil de communication fiable.

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