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Comment gérer la formation professionnelle ?

gestion des formations - logiciel RH-2
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Dans une ère où la guerre des talents fait rage et où beaucoup sont amenés à se reconvertir, la formation professionnelle est devenue une nécessité. Rendue obligatoire par le Code du travail, la formation professionnelle est un véritable enjeu pour l'entreprise. Il est désormais essentiel pour la fonction RH de tout savoir sur la formation professionnelle afin qu'elle ne soit plus un casse-tête, ni une perte d'argent. 

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Une formation professionnelle financée par l'entreprise 

Former ses salariés, c’est préparer l’avenir. Toute entreprise a l’obligation de proposer à ses salariés une formation mais également de prendre en charge l’aspect financier de celle-ci. En principe chaque entreprise a un budget réservé aux demandes de formation professionnelle et au financement de l’apprentissage. Il dépend évidemment de la masse salariale de l’entreprise mais également des compétences intéressantes en fonction du secteur d’activité.

Cependant, dans certains cadres, la formation du salarié n’est pas complémentaire mais obligatoire.

Mobilité en entreprise
• s’adapter à un nouveau poste

Formation professionnelle nécessaires aux débutants
• formation génération Z et stagiaires
• formation étudiant en alternance
• insertion professionnelle

Un effort financier qui s’avère payant pour les deux partis. La formation professionnelle, une fois effectuée, peut être mentionnée dans votre CV. Elle représente donc un atout de taille qui vous suivra tout au long de votre carrière et offre de nouvelles opportunités. Pour l’entreprise, même si la formation engendre un coût, il s’agit d’un investissement à long terme. L’employé est plus performant et peut rester à son poste ou au sein de la société. Cela évite d’avoir à rompre un contrat ou de procéder à un nouveau recrutement.

Un plan de formation parfaitement organisé

La formation se doit d'être claire et organisée, pour se faire il faut organiser un plan qui comprend l'ensemble des actions et possibilités de formation pouvant  bénéficier les collaborateursCelui-ci s'adresse à tous.

Néanmoins, il revient à l'employeur de définir les profils à former en priorité (collaborateurs de longues dates, stagiaires, étudiants en alternance…) en évitant évidemment toute discrimination.

L’entreprise possède de multiple obligations en ce qui concerne la formation. Selon le Code du travail elle doit maintenir de la capacité de ses salariés à occuper leur emploi. C'est à dire qu'il connaisse toutes les nouveautés du secteur dans lequel il travaille. L'entreprise s'engage également à offrir aux collaborateurs des formations complémentaires dans le but de développer de nouvelles compétences (formation en réseaux sociaux ou autres).

Le plan de formation professionnelle exprime l’adéquation entre la stratégie de l’entreprise, les aspirations des salariés, la mutation des métiers ainsi que les évolutions technologiques.

 Pour les entreprises de moins de 50 salariés, il dépend de l’investissement des délégués du personnelIl est défini par l’employeur et son financement est à la charge de ce dernier. 
• Dans les entreprises de 50 salariés, il doit être présenté au comité d’entreprise. 
• En ce qui concerne les entreprises de 50 employés et plus, le plan de formation est programmé et validé pour l’année à venir par le comité d'entreprise.

Ce plan peut inclure aussi des démarches sociales. Par exemple, la mise en place de sondages anonymes en fin d’année pour évaluer les recommandations et les besoins des collaborateurs. Le service RH dont revient la charge du recrutement, la gestion des plannings ainsi que la gestion des formations professionnelles, a  la responsabilité d’informer les salariés dès leur arrivée sur les formations disponibles ou obligatoires. 

A prévoir également un bilan des compétences ou la validation de l’expérience du salarié.
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La formation professionnelle interne

La formation professionnelle interne sollicite un prestataire interne c’est-à-dire grâce à la collaboration de collaborateurs internes, contrairement à la formation externe.

Les méthodes, le contenu et l’organisation de la prestation sont à la charge de l’entreprise. Elle a lieu dans les locaux de l’entreprise ou à l'extérieur du cadre de travail. Cependant, même si la formation est dispensée en interne, il est d'usage de se baser sur le cycle traditionnel de formation professionnelle.

Pour cela, le manager et le service RH doivent suivre 4 étapes essentielles :

• identifier les besoins des collaborateurs (ex. système de feedback) 
• la structure de l'enseignement et sa planification 
• l'organisation formation professionnelle et son coût 
• 
l'évolution et le suivi de la formation des salariés pendant et après cette période 

La formation professionelle interne agréée

Il s’agit ici d’une formation professionnelle interne à l'entreprise, elle se doit toujours d’être préalablement agréée.

Il est donc primordiale d'être enregistrer auprès de la DIRECCTE du Ministère du Travail. La déclaration destinée à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi comporte :

• un extrait de casier judiciaire du dirigeant 
• une convention de formation (cf. l'article L6351-1 du Code du travail)
• le Bilan Pédagogique et Financier (BFP) pour suivre la mise en place de formations annuelles

Une fois retenue il faut également monter un dossier comprenant :

• l'explication complète des objectifs à atteindre 
• le déroulé et le suivi de la formation interne
• une démonstration des objectifs (ex. mobilité dans l'entreprise, nouvelles lignes de direction...)

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La rémunération des collaborateurs pendant la formation professionnelle

Lors du plan de formation professionnelle interne le service RH doit prendre compte de la rémunération des employés durant celle-ci. S'il s'agit d'une formation effectuée pendant le temps de travail habituel la rémunération habituelle des salariés doit être maintenue.

Lorsque la formation professionnelle est organisée en dehors des plages de travail, il faut tenir compte du type d’enseignement dispensé et appliquer la rémunération prévue :

• la rémunération comprend la majoration des heures supplémentaires en faisant attention de ne pas dépasser le nombre d’heures autorisées par le contrat. En effet,  la formation sert à développer les compétences du salarié. 

• l'entreprise s’engage à verser une allocation de formation professionnelle, lorsque celui-ci a pour objectif de maintenir le salarié à son poste et son adaptation à l’évolution de son domaine d'activité. 

Lorsqu’il s’agit de programmes de formations professionnelles internes, l’entreprise a l'obligation d'identifier au préalable ses multiples objectifs à. En effet, elle représente un coût pour l’entreprise. Il faut déterminer à l'avance les plannings de formation. Car hors plages horaires habituelles, la majoration ou non des rémunérations dues aux salariés a un impact très couteux de cette opération. De plus, niveau assurance le collaborateur en pleine formation professionnelle reste couvert en cas d'incident ou d'arrêt maladie.
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Optimisez votre budget de formation professionnelle

La mise en place d'une formation implique tout d'abord la connaissance du budget nécessaire. En effet, l’entreprise a l’obligation de prévoir un budget spécialement destiné aux demandes de formation professionnelle des salariés. Une nécessité pour le bien-être des collaborateurs et le développement de l’entreprise qui permet d’acquérir, développer ou approfondir les compétences professionnelles de chacun.

Cependant même si cette formation engendre un coût il existe quelques astuces permettant d’en réduire le coût.

En tant que manager, RH ou chef d’entreprise, il est obligatoire savoir anticiper et calculer le coût de ces formations, mais également de les optimiser.

En effet,  c'est lors du bilan de fin d'année que le sujet de l'optimisation du budget de formations se fait le plus présent. Il doit être pensé de manière judicieuse et juste afin d'être optimisé au maximum. 

Pour s'assurer de l’efficacité des dépense en formations, il est nécessaire de connaître parfaitement les règles de fonctionnement de la formation professionnelle mais aussi les moyens de mise en place de la formation ainsi que son financement proposé par les OPCA. En effet, plusieurs types de financement sont envisageables.

Par ailleurs, le mieux est de suivre avec assiduité l'actualité, les nouvelles propositions de loi concernant la formation professionnelle en entreprise. Pour cela, il est judicieux de s'entourer d'experts en la matière. Organiser la formation nécessite un plan sérieux. Il est donc possible de faire appel à un logiciel RH. En effet, il existe  de nombreuses possibilités pour optimiser son budget de formation.

Le problème problème étant principalement: le budget. L'optimisation met en exergue un potentiel à aménager un plan de formation professionnelle et une facilité à trouver le financement des plus pertinents. Afin d'éviter un processus long et complexe certaines entreprises préfèrent externaliser et déléguer cette tâche. Encore faut-il prévenir tous les acteurs concernés.

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Les bons réflexes à mettre en place pour optimiser correctement son budget

L'optimisation du budget en entreprise est devenu un véritable challenge. Pour se faire, le service RH, responsable des formations doit se procurer les outils adéquats. Il s'agit de mettre en place une stratégie solide et avoir une vue d'ensemble des dispositions à prendre en compte. Cette demande doit être me fruit d'une réflexion en amont:

 Une étude des besoins : une formation professionnelle doit correspondre à un besoin précis et déterminé en amont.

Calculer les budgets : la précision et l'optimisation des budgets sont les deux axes principaux. A ce stade de la construction du plan de formation professionnelle, la mise en place d'indicateurs de suivi des formations est impérative. Le respect des plannings légaux : la gestion d'un plan de formation doit respecter un planning. Ce qui veut dire qu'une attention particulière doit être portée à la communication sur le processus.

 La communication en interne: en effet, la formation doit être appréhender de manière positive. Cette dernière doit est considérée comme un enjeu partagé au sein des entreprises. Au-delà de la construction du plan de formation, il est primordial d'impliquer les managers dans la mise en œuvre des formations.

Les 3 clés d'un budget optimisé sont: son coût, sa qualité et sa quantité. 

La formation professionnelle est davantage un investissement qu’une dépense

Un investissement à long terme. En conclusion, prendre le temps en ce qui concerne la gestion et l'organisation de la formation est un mal pour un bien. L'organisation, la structure et l'anticipation exige une excellente communication entre la direction, le manager et le service RH. C'est un processus qui nécessite une collaboration étroite. 

Cependant, pour l'entreprise il s'agit d'une entreprise il s'agit d'un temps de travail nécessaire. La formation assure un maintien de la performance. Les collaborateurs sont compétents, à jour par rapport aux nouveautés de leur secteur mais surtout aide à la rétention des talents. 

1. Analyser le coût de la formation professionnelle

Pour cette étape dashboards, graphiques, bilan de fin d'année et points réguliers sont vos meilleurs amis. Il s'agit d'analyser grâce à tous les outils possibles le coût de la formation de la façon la plus fine possible. Plus les chiffres sont précis et les sources concrètes plus les résultats du coût de la formation seront estimés comme fiable. 

Ce coût comprend: la formation en elle-même ou en e-learning, les locaux, les éventuels frais de déplacements 

Pour se rendre la tâche plus aisée il est fortement conseillée de s'aider logiciel RH qui simplifiera ce processus complexe. 

2. Réduire les coûts annexes

 

Frais d'hébergements ou de déplacements sont souvent peu prit en compte et pourtant ils peuvent parfois être important si la formation n'est pas en e-learning.

 

3. Pensez aux co-financements 

Si votre entreprise est à l'initiative d'un projet qui peut être bénéfique au territoire ou aux citoyens il et possible d'obtenir une aide européenne. Surtout lorsqu'il s'agit de problématiques tel que l'environnement, la formation, l'innovation... 

Il faut favoriser pour cela les formations avec certifications officielles. 

 

4. Digitalisation de la formation

Grâce à l'ère du digital il existe aujourd'hui de nombreuses plateformes qui proposent des formations en ligne. Rapide, efficace le collaborateur peut les effectuées lorsqu'il en a besoin: en pause, sur son lieu de travail ou chez lui en rentrant le soir.  Le e-learning est donc une solution flexible à moindre coût.

5. Planifier des formations en interne

Le tutorat est une façon comme une autre de développer la formation professionnelle interne. En comparaison à une formation en e-learning le collaborateur n'est pas seul, il peut interagir. En cas d'incompréhension ou de difficultés, il bénéficie d'une expertise. De plus, le tutorat est un bon moyen de dynamiser l'entreprise en permettant aux collaborateurs de se rencontrer. Sans compter qu'il permet de rassembler les stagiaires la génération z et les senior. 

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Toutes les bonnes raisons de suivre une formation professionnelle

Avant de se lancer dans une formation professionnelle, il est nécessaire de définir clairement son objectif.

• Suis-je toujours au niveau dans mes activités professionnelles ?

• Ai-je des difficultés particulières ?

• Une formation pourrait-elle me permettre de remédier à mes lacunes ?

• Quel est mon but final ? (Revaloriser mon salaire, changer d’équipe...)

En effet, il existe tout type de formation professionnelle qui engendre également un coût pour l’entreprise. Cela doit donc être un choix mûrement réfléchi. Cette opportunité doit apporter satisfaction au collaborateur mais également à sa hiérarchie qui a investi en lui.

Chacun a une bonne raison de vouloir bénéficier d’une formation complémentaire. Langues, marketing, réseaux sociaux… Si vous avez comme diplôme un baccalauréat, vous pouvez ressentir au cours de votre carrière le besoin d’approfondir vos conséquences dans un secteur particulier. Cependant, la formation est utile à tous, peu importe votre génération. Il y a toujours un domaine dans lequel se perfectionner. 

De plus un manque de remise à niveau peut constituer un frein dans votre ascension. S’améliorer en langue par exemple, peut vous permettre d’obtenir un poste dans un autre pays ou d'avoir l'opportunité de faire des séminaires à l’étranger. Alors autant en profiter pour s’adapter et booster son CV.

Grâce à l’avènement d’internet, il est maintenant possible d’effectuer des formations à distance, en e-learning. Organisez votre temps comme vous le désirez, en vous entrainant le soir en rentrant chez vous ou en progressant pendant vos pauses de la journée. 

La formation professionnelle ne permet pas seulement de monter en hiérarchie mais également de modifier son profil en acquérant de nouvelles compétences. Le collaborateur d’aujourd’hui cherchant à développer son bien-être et booster son estime de soi.

Cette formation peut aussi être une remise à niveau, le marketing par exemple étant un secteur en constante évolution, les demandes et la législation évolue. Il faut donc évoluer avec lui.

En général, il est proposé une formation environ tous les 5 ans, mais rien n'empêche de se renseigner auprès du service RH afin de connaître les formations internes disponibles dans l’entreprise. En effet, l’entreprise a tout intérêt à investir dans ce type de processus qui rend les collaborateurs plus performants et plus heureux dans leur vie professionnelle ainsi que personnelle.

S’il s’agit d’une reconversion professionnelle la formation est bien souvent une nécessité. Rare sont les personnes qui terminent leur carrière dans le même secteur ou la même entreprise. Evidemment c’est un tournant important et qui demande une réflexion en profondeur.

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