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Lanceurs d'alerte : comment établir une procédure de recueil des signalements ?

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Alexandre Diard
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Le décret d'application de la loi Sapin II concernant les lanceurs d'alerte a été publié hier. Il précise le contenu des procédures internes de recueil des signalements, ainsi que leurs modalités de publicité auprès du personnel. De telles procédures devront être mises en place dans toutes les entreprises de plus de cinquante salariés dès le 1er janvier 2018.

 

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L'arsenal de protection des lanceurs d'alerte est désormais fin prêt. Le dispositif mis en place par la loi "Sapin II" du 9 décembre 2016 attendait d'être complété par un décret d'application. Ce dernier texte a finalement été publié hier au Journal officiel. Il précise aux organismes concernés - notamment les entreprises - les règles à suivre pour établir leurs procédures internes de recueil des signalements (article 8 III de la loi). Pour rappel, seules les entreprises d'au moins cinquante salariés sont concernées. Le décret entrera en vigueur le 1er janvier 2018.


Que devra contenir la procédure de recueil des signalements ?

La procédure mise en place dans l'entreprise devra comporter différentes informations obligatoires:

► L'identité du référent destinataire de l'alerte

La loi Sapin II impose que le signalement d'une alerte soit porté à la connaissance "du supérieur hiérarchique, direct ou indirect, de l'employeur ou d'un référent désigné par celui-ci". Le décret précise que ce référent peut être soit une personne physique, soit une entité de droit public ou privé, dotée ou non de la personnalité morale. Il peut être extérieur à l'entreprise ; cette dernière peut, par exemple, confier ce rôle à un prestataire de services. Dans tous les cas, le référent doit disposer de compétences, d'autorité et de moyens suffisants pour exercer ses missions.

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► Les modalités d'action de l'auteur du signalement

La procédure devra spécifier les modalités selon lesquelles le lanceur d'alerte :

  • adresse son signalement au supérieur hiérarchique, direct ou indirect, à l'employeur ou au référent désigné par ce dernier ;
  • fournit les faits, informations ou documents de nature à étayer son signalement ;
  • fournit les éléments permettant un échange avec le destinataire du signalement.

► Les modalités d'action de l'entreprise

Réponse au lanceur d'alerte : La procédure devra spécifier la façon dont l'entreprise informe - sans délai - le lanceur d'alerte de la réception de son signalement. Le message d'information devra aussi préciser au lanceur d'alerte le délai - "raisonnable et prévisible" - d'examen de son signalement, ainsi que les modalités selon lesquelles il sera informé des suites données à la procédure.

Confidentialité : La procédure devra mentionner les mesures prises par l'entreprise pour garantir la confidentialité de l'auteur du signalement, des faits objets du signalement et des personnes visées. Elle devra également lister les dispositions prises pour détruire, si aucune suite n'y est donnée, les éléments du dossier de signalement qui pourraient permettre d'identifier son auteur ou les personnes qu'il vise. Le décret impose un délai maximal pour détruire ces informations : deux mois à compter de la clôture de l'ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification de l'alerte. L'auteur du signalement et les personnes visées par celui-ci devront être informés de cette clôture.

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► L'existence éventuelle d'un traitement automatisé des données

Si l'entreprise souhaite mettre en place un traitement automatisé des signalements, elle doit soumettre sa procédure de recueil des signalements à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) pour autorisation.

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Comment informer les salariés de l'existence de cette procédure ?

L'entreprise devra porter à la connaissance des salariés la procédure mise en place pour recueillir leurs signalements. Elle peut utiliser le moyen de son choix : notification, affichage, publication sur son site internet, courriels... Seul impératif : l'information doit être accessible à la totalité du personnel de l'entreprise ainsi qu'à ses collaborateurs extérieurs ou occasionnels.

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Laurie Mahé Desportes

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